Programmare un evento aziendale chiede tempo ed energia. Il mio consiglio è quello di iniziare a programmarlo con circa tre mesi di anticipo. Si perché hai bisogno di valutare molti aspetti e in base al tipo di eventi che devi organizzare, avrai bisogno di più o meno tempo farlo.
Diverso chiaramente un evento di poche ore rispetto a quello che durerà tanti giorni. Un evento aziendale per esempio dove tutto ruota intorno a un coach, un motivatore aziendale, richiede giornate intere di organizzazione e sta a te pensarci. Il motivatore fa il suo lavoro e basta, tu devi programmare ogni aspetto.
Se invece è un evento per lanciare un nuovo prodotto, molto probabilmente la giornata sarà scandita in diverse fasi. Ci sarà il momento di punta, quello in cui il CEO aziendale presenta il nuovo prodotto. Perché proprio il CEO? Di solito perché è lui a farlo ma soprattutto essendo un momento molto importante per l’azienda e dovendo anche lasciare un certo segno nelle persone, è molto importante che sa il “capo” a parlare, a metterci la faccia, a presentare tutto.
Una volta che hai deciso il luogo, il giorno e l’orario, ricordati di iniziare con l’accoglienza già un’ora prima L’organizzazione eventi Roma è fatta anche di piccolezze e così come ci sono i ritardatari, ci sono anche quelli che arrivano un po’ prima. Non è bello far aspettare sulla porta chi magari ha viaggiato per diverse ore prima di raggiungerti. Servi a chi arriva stuzzichini e champagne.
Potresti iniziare una serata del genere con balli e buffet, lasciando al dopo, quando la gente è rilassata e appagata, il lancio del prodotto. Se l’evento è invece una conferenza o un corso, potresti sempre lasciare 10 o 20 minuti ai partecipanti per mettersi a loro agio, offrendo loro caffè e stuzzichini.
La cosa importante è che la tua giornata abbia un programma e che questo sia in linea con quelli che sono gli effettivi obiettivi da raggiungere.